Écrire le parfait mail de relance après entretien !
4.2 (84%) 5 votes

Le parfait mail de relance après entretien ?? Rien que ça ? Soyons clairs dès le début : il n’existe pas UN type de relance qui marchera à tous les coups. Au lieu de ça : la relance idéale sera une communication entièrement adaptée à votre stratégie de candidature.

 

Relancer efficacement par mail suite à la rencontre

Il suffit de rechercher “relance candidature après entretien” ou “mail relance entretien”, pour s’apercevoir que nombreux sont les sites vous vantant les mérites de relances déjà toutes faites. Autant vous le dire tout de suite : il n’y a pas de solution miracle pour vous distinguer après votre convocation avec le DRH ou le PDG de la société (PME, TPE, start-up comme multinationale).

Pour relancer efficacement par email après une rencontre professionnelle, vous devrez faire preuve à la fois de tact et d’esprit de synthèse. Donner un retour pertinent sur l’entretien de recrutement qui s’est déroulé, est quelque chose qui s’apprend.

Fuyez les modèles de relance déjà tout fait !

Chaque entreprise est unique, chaque recruteur est unique, chaque candidat est unique, chaque poste est unique. Ainsi, chaque stratégie de relance doit être unique et cohérente avec vos objectifs. Est-ce que tous les modèles et autres exemples types sont bons à jeter ? Peut-être pas. Si le fond du message change du tout au tout, certains aspects de la forme restent. Ainsi, votre courriel ne doit pas dépasser quelques lignes seulement. Votre message doit être clair et synthétique, avant de partir hors de votre messagerie électronique.

Quand recontacter votre futur employeur par courrier électronique via votre ordinateur et internet ? Pas plus tard que dans les 48h suivant la confrontation. Passé ce délai, tout éventuel remerciement pour le temps consacré au meeting n’est plus pertinent.

Un message pour évoquer la discussion passée

Et si ce délai peut paraître trop tôt pour revenir vers le recruteur, alors lisez bien la suite pour savoir quelle approche devez-vous choisir. En effet, si vous revenez vers le RH pour lui demander où en est votre candidature, sans réponse de sa part, alors vous risquez de paraître insistant. Pire : impatient. L’astuce pour éviter cet écueil ? Se servir de la relance pour remercier du rendez-vous. Une excuse, qui tournée adroitement, lui fera se remémorer combien votre mise en relation s’était bien passée. Et si vous avez suivi les étapes de préparation de votre candidature, que vous avez pu trouver dans nos autres articles, alors il y a de grandes chances pour que vous ayez géré. Lors d’une candidature en anglais ? C’est la même chose !

 

>> À lire aussi : Relancer un recruteur : 7 points à retenir <<

L’adresse e-mail la plus professionnelle possible

Une attention particulière doit également être portée sur le professionnalisme de votre adresse électronique (si vous ne souhaitez pas atterrir dans leur dossier spam ou courriers indésirables). Banissez toutes celles qui ne font pas sérieux – tout ce qui se rapproche des kikouloldu34@laposte.net. Si possible, votre adresse e-mail ne doit pas comporter pas chiffre. Ce n’est pas rédhibitoire dans le cas d’une relance par mail qui fait suite à une mise en rapport, mais cela fait plus « clean ». Comme modèle, vous pouvez vous inspirer de cet exemple type : [première lettre de votre prénom].[nom de famille]@gmail.com

Au minimum, elle doit comporter votre prénom et votre nom, ou votre nom de famille et la première lettre de votre prénom. N’hésitez pas à vous en créer une nouvelle avec un compte Gmail par exemple. Cela est surtout vrai si vous vous lancer dans la vie active : vous aurez besoin de coordonnées électroniques professionnelles, à chaque fois qu’une communication professionnelle sera demandée.

Dans cet article, vous allez apprendre quels sont les différents éléments à prendre en compte, pour relancer après un entretien de façon efficace et structurée.

mail de relance après entretien, mail relance entretien embauche

Quel est le but d’une relance après entretien ?

Résumons la situation. Vous êtes jeune diplômé, intérimaire, salarié, indépendant, chômeur, inactif, ouvrier, sans-emploi, en pleine reconversion professionnelle ou même fonctionnaire désirant retourner dans le privé ? Vous avez candidaté pour un poste qui vous plait, vous avez été sélectionné pour passer une entrevue de motivation, et maintenant une fois celui-ci passé, vous vous demandez s’il faut relancer le recruteur ?

 

Concrètement, la réponse à cette question est assez simple. Deux cas de figure existent :

1 :  Vous relancez mais le responsable des candidatures a déjà fait son choix, 
auquel cas vous ne perdez pas grand chose.

2 : Votre relance lui parvient avant qu’il ait fait son choix et solidifie votre dossier.

 

Dans le pire des cas, c’est trop tard et vous avez perdu 15 minutes de votre temps, et dans le meilleur vous voilà parti pour une nouvelle expérience professionnelle de salarié ou de cadre. Si la question de relancer après un entretien de motivation ne se pose donc pas, un autre aspect demeure lui, un peu plus épineux : Comment s’assurer que le mail de relance après entretien joue en votre faveur ?

En comprenant bien les enjeux de votre message. Outre le fait de dénoter une motivation sans faille et une implication de votre part dans la recherche d’emploi, c’est l’occasion de rappeler au dirigeant de la firme : vos qualités, vos compétences et la concordance de votre candidature avec leur besoin en ressource humaine. La première conséquence de votre message sera de faire remonter votre dossier de candidature sur le haut de la pile. Autrement dit : la reprise de contact doit être pertinente. Vous devez la considérer comme une sorte de réactivation. C’est le moyen pour vous de faire en sorte que le recruteur se remémore la rencontre. De réactiver ses souvenirs – et avec : la pertinence de votre profil (vis-à-vis de vos concurrents).

Sans réponse depuis l’entretien : mail ou téléphone ?

Techniquement, pour une relance suite à un entretien d’embauche sans réponse, téléphone et mail se valent. Pareil dans le cas d’une recherche de stage. Tous deux offrent des avantages non négligeables. Le téléphone vous permettra d’être plus direct mais aussi plus social. L’e-mail lui, vous enlèvera de la spontanéité mais vous autorisera à revenir vers la structure de façon plus réfléchie et organisée. Aussi, c’est la solution que nous préférons pour cette étape de remerciement, nettement moins insistante. Une fois arrivé dans la messagerie du destinataire (dans sa boite de réception) et le message numérique correctement réceptionné : le courriel aura tout le temps d’être lu plus tard, à tête reposée.

Postérieurement à cette relance, il sera toujours temps de recontacter le recruteur directement par téléphone, si la réponse se fait trop attendre. Et s’il ne s’agissait pas d’un entretien en face à face, mais d’un entretien téléphonique ? Relancer par mail, peut aussi être considéré. Et s’il s’agit d’un second entretien sans réponse ? Alors dans cette situation, mieux vaut être direct et appeler.

Destinataire, Objet et Corps du message

Tout doit commencer avec le destinataire de votre message. Vous n’envoyez pas ce message électronique à n’importe qui : vous l’envoyez à la personne qui vous a fait passé le questionnaire. Ce point est très important. Il est primordial que la relance cible directement l’individu que vous avez rencontré pendant l’entrevue. Comment obtenir son adresse webmail ? Soit vous l’avez d’avant car elle figure sur l’offre d’emploi, soit vous avez pensé à demander sa carte professionnelle, soit vous la trouvez sur internet, ou soit vous allez devoir passer un coup de téléphone au standard pour la demander.

Puis, vient ensuite l’objet. Que faut-il mettre dans l’objet d’un mail de relance après un entretien d’embauche ? Votre titre doit être accrocheur, court, et surtout : pertinent. Un bon exemple d’objet serait par exemple :

« Candidature – [Nom du poste] : [Votre prénom] [Votre nom] »
« Entretien [Nom du poste] : Remerciement & Retour »

Et rappelez-vous : pas plus de 6-7 mots – écrits en minuscule (attention aux lettres capitales)

Dans les parties ci-dessous, nous allons maintenant parler ce qu’il est important de mettre dans le corps du mail de relance.

Mail de relance suite à un entretien : Les remerciements

Au maximum deux jours après la conversation que vous avez eue, la relance d’après entretien, est l’occasion de remercier le directeur ou le manager de vous avoir reçu. L’objectif est de commencer le webmail sur une note positive et reconnaissante. Ne vous éternisez pas et faites-le en une ligne seulement, en prenant soin à rappeler la date de votre présentation professionnelle. En tant qu’expéditeur, la première impression est cruciale.

Faite également relire votre mail avant l’envoi. Normalement votre message ne fait que quelques lignes, mais si vous faites une faute d’orthographe et que votre futur patron s’en aperçoit, alors vous perdrez des points. Gardez bien en tête que si cette relance d’après entretien ne vous permet pas de vous démarquer positivement, alors elle ne servira à rien.

Dans votre retour, synthétisez les attentes de la firme

Puis en quelques lignes (3-4 maximum), vous devez montrer que vous avez compris les enjeux du poste, l’environnement de travail que vous intégrerez, ainsi que les besoins de l’organisation. En reformulant de manière synthétique les propos échangés lors de la rencontre, vous prouverez à la fois la justesse de votre écoute et votre réactivité. L’entretien de motivation n’a pas seulement servi à vous qualifier : il vous a aussi servi à comprendre les attentes de futur poste.

En ce sens, vous vous appropriez les problématiques de l’entreprise. Non seulement vous vous souvenez de l’échange, mais en plus vous profitez de ce message pour leur rappeler a posteriori combien ils sont dans le besoin.

Relance après entretien : résumez vos compétences.

Dans cette partie, le but sera d’être force de proposition vis à vis des attentes de l’entreprise que vous aurez énoncées. Faites correspondre les traits de votre personnalité les plus pertinents, ainsi que les compétences qui vous permettront de répondre à ces besoins. Cette étape dans le mail de relance après entretien doit se faire en 1 ou 2 phrases seulement. Le choix des mots est donc primordial.

En reprenant contact, il vous est possible d’en rajouter une couche. De réactiver vos qualités et les représentant sous un autre angle.

Relance candidature après l’entrevue : Posez une question

Cette phrase est optionnelle. En demandant au patron d’éclaircir un point qui a été abordé lors du rendez-vous, vous augmentez vos chances de recevoir une réponse à votre mél. Poser une question encourage la personne qui vous lira, à vous répondre par la suite – à condition que la sélection n’ait pas encore eu lieu. Notons toutefois, que les avis des embaucheurs sont assez mitigés sur cet élément. Pour certains, c’est une preuve d’intérêt et donc de motivation, pour d’autres, cet élément dans la relance après entretien laisse supposer un manque de confiance en soi. En conséquence : faites-le que si vous le sentez.

Attention : un mail de remerciement après cette convocation, ne doit ni servir à la négociation, ni à faire passer une interrogation. Cela se fera lors d’un prochain échange. Le mail de relance faisant suite à rencontre professionnelle, doit rester le plus court possible.

Comme vous le constatez : on évite d’utiliser ce genre de mail de rappel, simplement pour demander les résultats des candidatures. A la place, essayez de poser une question non auto-centrée.

Proposez des références, en fin de mail de relance après entretien

Avant que votre message électronique ne quitte votre boîte d’envoi, il est toujours important de proposer en une phrase, des références prouvant la véracité de vos compétences et de vos acquis professionnels. En vous montrant disposé à communiquer les coordonnées de votre ancien employeur, votre confiance ajoutera de la crédibilité à vos compétences citées plus haut.

Rappelons également quelques petits détails pour un mail de relance après entretien, optimal : le message doit être concis (une dizaine de lignes maximum en incluant les formalités), sans fautes d’orthographe, envoyé au bon destinataire et doté de votre numéro de téléphone. Autrement dit : lorsque votre futur supérieur hiérarchique réceptionnera votre email dans sa boîte de réception, ce dernier devra être irréprochable et dans la continuité de la discussion que vous avez eue avec lui. Dans le cas contraire, vous risqueriez de diminuer vos chances d’être embauché ou d’être sélectionné pour cette offre de stage.

>> Se rappeler les bases : Comment relancer un recruteur par mail  <<

Exemple de mail de relance après un entretien sans réponse

Pour reprendre toutes les étapes ci-dessus, voici à ce à quoi votre mail de relance après un entretien sans réponse, devrait ressembler. Attention, il s’agit d’un exemple seulement. Comme expliqué plus haut, il est impératif de l’adapter selon l’entreprise pour laquelle vous postulez (il n’existe pas de mail de relance type). Vous trouverez d’autres idées sur internet et dans les méandres du web. Ultérieurement, si cette relance n’obtient pas de réponse après une semaine, alors vous pourrez passer un appel téléphonique.

Destinataire du mail : [Email de la personne qui vous a interrogée] Objet de l’email de relance : « Candidature – [Nom du poste] : [Votre prénom] [Votre nom] »
Corps du mail :

Bonjour Mr [Nom de famille de responsable],

Suite à notre rencontre du [Date] dans le cadre de ma candidature au poste de
[Nom du poste], je tenais à vous remercier du temps que vous m'avez accordé.

À l'issue de cet échange, j'ai pris conscience combien il était important pour 
votre société [Nom de la société] de trouver un [Nom du poste] performant et qualifié.
[Reformuler le principal besoin de l'entreprise en expliquant pourquoi cela est 
important - 2 phrases maximum].

[Qualité 1 - directement impliquée dans la réalisation de ce besoin], [Qualité 2] et
[Qualité 3], je souhaitais également vous renouveler toute ma motivation pour ce 
projet de collaboration.

Bien cordialement, 

[Votre prénom] [Votre nom]

Vous avez un doute sur votre mail de relance après entretien ou une question à poser ? N’hésitez pas à nous envoyer un e-mail ou de laisser un commentaire ci-dessous !